Centrum poradenství pro rodinné a partnerské vztahy, p. o. U Náhonu 5208 760 01 Zlín

Tel: 577 210 809
Mobil: 777 219 150
Fax: 577 018 265
E-mail: info@centrum-poradenstvi.cz
  www.centrum-poradenstvi.cz

Provozní doba:
pondělí: 8.00 – 18.00
úterý: 8.00 – 18.00
středa: 8.00 – 18.00
čtvrtek: 8.00 – 18.00
pátek: 8.00 – 14.30

ID datové schránky: 6quvrc6 IČ: 70850992 č. ú. 27-1924580257/0100


Ředitelka: Mgr. Jarmila Hasoňová

Ekonomka: Jana Hermanová

Logo Logo
Centrum poradenství pro rodinné a partnerské vztahy, příspěvková organizace - ekatalog.czPartnerské, manželské, rodinné poradny - ekatalog.cz

Ochrana os. údajů - GDPR

Obecná informace o zpracování osobních údajů Centrem poradenství pro rodinné a partnerské vztahy, p. o. dle GDPR

Centrum poradenství pro rodinné a partnerské vztahy, příspěvková organizace (díle jen „Centrum“), je správcem osobních údajů svých zaměstnanců a klientů.

Centrum zpracovává osobní údaje v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů). Účelem zpracování osobních údajů je evidence klientů Centra a administrace poskytovaných služeb.

Centrum zpracovává základní a další osobní údaje výše uvedených subjektů údajů, statistické údaje, údaje služební, údaje účetní a právní. Údaje jsou zpracovávány z důvodu:

  1. poskytování sociálních služeb klientům,
  2. kontroly jakosti práce zaměstnanců Centra,
  3. statistického hodnocení činnosti Centra
  4. výběrového řízení na zaměstnance,
  5. pracovněprávní a mzdové agendy,
  6. evidence uchazečů o zaměstnání,
  7. žádosti o poskytnutí sociální služby,
  8. poskytování sociální služby,
  9. projektů, žádostí, dotací,
  10. vedení účetnictví Centra,
  11. ochrany majetku a osob,
  12. prezentace Centra,
  13. smluv a objednávek služeb.

Osobní údaje jsou zpracovávány pracovníky Centra manuálním a automatizovaným způsobem. Centrum zpracovává pouze pravdivé a přesné osobní údaje, které za tímto účelem ověřuje. Osobní údaje jsou zpracovávány pouze v nezbytném rozsahu a po dobu nezbytně nutnou v souladu s účelem, pro který byly poskytnuty.

Centrum zpracovává osobní údaje klientů v tomto rozsahu:

Základní údaje klienta jsou jeho:

  1. jméno a příjmení,
  2. adresa bydliště,
  3. datum narození,
  4. telefonní číslo,
  5. e-mail,
  6. rodinný stav,
  7. délka vztahu/z toho v manželství,
  8. počet dětí v rodině

Klient není povinen poskytnout veškeré údaje, které obsahuje záznamový arch. Je pouze na zvážení klienta, které údaje pracovníkovi sdělí. Klient při uzavírání ústní smlouvy o využití sociální služby může vystupovat anonymně, v tom případě je záznamový arch označen značkou AN a klient si volí přezdívku. Souhlas s vedením osobních údajů daný anonymním klientem stvrzuje v tomto případě pracovník svým podpisem a uvedením data o uzavření ústní smlouvy.

Centrum je povinno přijmout taková opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů. Tato povinnost platí i po ukončení zpracování osobních údajů.

Pracovníci Centra, kteří zpracovávají osobní údaje, je mohou zpracovávat pouze za podmínek a rozsahu organizací stanoveném. Pracovníci i další osoby, které v rámci plnění zákonem stanovených oprávnění a povinností přicházejí do styku s osobními údaji, jsou povinni zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo zabezpečení osobních údajů. Povinnost mlčenlivosti trvá i po skončení pracovního poměru. Za ochranu osobních údajů odpovídá pracovník, který jej zpracovává, nakládá s ním, nebo s ním přichází do styku.

V případě, že klient své údaje uvede, je povinen strpět jejich zpracování.

UCHOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Osobní údaje klienta Centrum uchovává:

Na originálních písemnostech, kterými jsou:

  1. Záznamový arch pro daný rok,
  2. Smlouva o poskytování sociálních služeb (Dohoda o realizaci asistovaného kontaktu, Smlouva o mediaci),
  3. Dohoda o výkonu pěstounské péče,
  4. Účetní a právní doklady,

Dokumentace o uživatelích sociální služby a o průběhu poskytování sociální služby je v Centru poradenství vedena v listinné a elektronické podobě.

Je založen spis klienta – v záznamovém archu jsou postupně chronologicky vkládány záznamy z konzultací, které obsahují všechny náležitosti záznamu intervence. Na žádost klienta nebo vyžaduje-li to situace (žádost orgánů a institucí) jsou ve spise uloženy např. právní podání, výroky soudu, žádosti a zprávy ze strany justice, OSPOD a další písemnosti, které jsou nezbytné pro poskytování sociální služby.

Záznamový arch obsahuje:

  • evidenční číslo případu
  • předcházející číslo případu
  • příjmení a jméno klienta / klientů
  • datum narození
  • věk
  • adresa
  • telefon
  • e-mail
  • stav
  • vzdělání
  • délka vztahu / z toho v manželství
  • počet dětí v rodině
  • další informace k případu
  • pověření Sociálně-právní ochrany dětí
  • datum založení
  • souhlas s vedením údajů o osobě klienta, který stvrzuje klient podpisem a datem podpisu. V případě anonymních klientů takto činí pracovník.
  • zproštění mlčenlivosti externího právníka ve vztahu k ostatním odborným pracovníkům CP

Spisová dokumentace je uložena na jednotlivých pracovištích v uzamykatelných registračních skříních, v uzamykatelných kancelářích. Přístup k ní májí odborní pracovníci organizace, ředitelka, kontrolní orgány, které jsou současně správci osobních údajů, jež mohou osobní údaje zpracovávat – Zlínský kraj, MPSV atd. V průběhu konzultace pracovníci zápisy a spisy, se kterými v daný den pracují, mají uloženy v uzamčeném šuplíku ve své kanceláři. Po ukončení práce jsou pracovníci povinni uložit spisy do kartotéky a poslední odcházející pracovník z budovy zkontroluje a uzamkne kartotéku a klíč od ní uschová na domluvené místo. Všichni pracovníci jsou informováni o místě úschovy klíče.

Písemnosti jsou po celou dobu uloženy v uzamykatelných skříňkách nebo zásuvkách ve služebních prostorách pracovníků Centra, kam není dovolen přístup klientům a ostatním nepovolaným osobám. Přístup k těmto písemnostem je omezen pouze na pracovníky, kteří s písemnostmi nakládají v rámci svých pracovních úkolů. Likvidace účetních dokladů a korespondence probíhá podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, a zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a v souladu se Spisovým a skartačním řádem Centra.

Zápisy z konzultací klientů si pracovníci vedou ve složkách, které jsou uloženy na ploše jejich PC, složka je označena aktuálním rokem zápisů, obsahuje samostatnou složku zápisů IC a CP. V každé složce je pak vedena samostatně složka klienta, která je opatřena číslem spisu a zde jsou vedeny zápisy z konzultací či další dokumenty, které vzešly z konzultací. Složka je umístěna na ploše PC a není zaheslována, přihlašovací jméno a heslo je při zapnutí počítače. Data z jiného, než aktuálního roku jsou zálohována na externím disku, popř. vypálena na CD, které je uloženo v uzamykatelné skříni ve spisovně.  Zápisy jsou zálohovány na externím disku, aktualizace zálohování probíhá 1x za 2-3 měsíce, disk je uložen v uzamykatelné skříňce v kanceláři ekonomky organizace.

Pracovníci užívají externí disk (nově zakoupený k tomuto účelu) při terénních konzultacích, zde je vždy nakopírován dokument, který bude při terénní konzultaci sepisován či aktualizován, po návratu do kanceláře je dokument překopírován do složky klienta v počítači a z externího disku je vymazán (disk zůstává prázdný). Při používání notebooku v terénu, je u klienta zpracován návrh, vytisknut a předán klientovi a poté z notebooku vymazán.

Při zpracování, přenosu a uchování osobních údajů v elektronické podobě je každý pracovník povinen chránit výpočetní techniku před zneužitím neoprávněnou osobou. Přístup k jednotlivým počítačovým programům je zabezpečen vstupním heslem. Pracovníci jsou povinni zachovávat mlčenlivost o vstupním heslu, aby se tak zamezilo možnosti neoprávněného přístupu do výpočetní techniky.

V počítačové databázi, v níž je zabezpečení realizováno na několika úrovních:

a) Fyzická ochrana

Osobní údaje klientů jsou zaznamenány v elektronických databázích uložených v jednotlivých stolních počítačích, které jsou umístěny v samostatných uzamčených kancelářích pracovníků, kam není klientům a nepovoleným osobám povolen přístup bez dohledu pracovníka.

b) Softwarová ochrana

Vstup do počítačů, v němž jsou osobní údaje zpracovávány, jsou zabezpečeny heslem. Možnost zpracování osobních údajů je tím vyhrazena pouze pro pracovníky správce. Osobní údaje jsou uloženy v databázi, přístup do databáze je chráněn heslem. Zálohovací kopie dat jsou pravidelně pořizovány na externí nosiče a uchovávají stav databáze k určitému datu. Zálohy na externích nosičích jsou šifrovány.

c) Ostatní zabezpečení

Pracovníci správce i pracovníci externích firem, kteří mají přístup do počítačové sítě z důvodů pravidelné údržby hardwaru a softwaru, jsou poučeni o povinnostech nakládání s osobními údaji klientů Centra a jsou zavázáni k mlčenlivosti o těchto údajích. Pracovníci Centra jsou povinni osobní údaje zpracovávat výhradně v rámci pracovní náplně a úkolů, které jim byly stanoveny ředitelem organizace, ve výše uvedeném rozsahu a účelu a ve shodě s ustanoveními příslušných vnitřních směrnic a předpisů. Pracovníci Centra jsou mimo jiné povinni dbát na správnost zpracovávaných osobních údajů. Jsou dále povinni vystříhat se jakéhokoliv jednání, které by mohlo být chápáno jako neoprávněné zveřejňování osobních údajů klientů, a jednání, které by mohlo vést k neoprávněnému přístupu třetích osob k osobním údajům klientů Centra.

DOBA ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ A JEJICH LIKVIDACE

  1. Centrum zpracovává osobní údaje klientů ve výše uvedeném rozsahu od okamžiku, kdy klient uzavře s Centrem ústní smlouvu o poskytnutí soc. služby, po dobu dle vnitřních předpisů Centra.
  2. Osobní údaje klienta zaznamenané v listinné podobě likviduje Centrum skartací těchto listin. Pro skartaci se uplatní zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, v platném znění, Spisový a skartační řád Centra poradenství pro rodinné a partnerské vztahy, p. o. a další právní předpisy.
  3. Osobní údaje klienta zachycené v počítačových databázích jsou zlikvidovány vymazáním základních a dalších (nepovinných) údajů.
  4. Při likvidaci účetních údajů postupuje Centrum podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví.
  5. Likvidace osobních údajů na základě žádosti klienta proběhne do 30 dnů od převzetí písemné žádosti. Podmínkou je, že je ukončen smluvní vztah klienta.
  6. Osobní údaje klientů, které jsou zaznamenány v listinné podobě, jsou vyřazeny do spisovny po ukončení platnosti nebo vyřízení a likvidovány dle Spisového a skartačního řádu Centra poradenství pro rodinné a partnerské vztahy, p. o.

Centrum předává osobní údaje třetím osobám pouze tehdy, jestliže o to požádá klient ve vztahu ke svým údajům, jestliže tak stanoví právní předpis nebo v případě ochrany práv Centra.

PRÁVA KLIENTŮ V SOUVISLOSTI S OCHRANOU OSOBNÍCH ÚDAJŮ

  1. Právo klienta na přístup k osobním údajům.
  2. Právo klienta na opravu osobních údajů.
  3. Právo klienta na výmaz osobních údajů (být zapomenut).
  4. Právo na přenositelnost osobních údajů.
  5. Právo vznést námitku.
  6. Právo podat stížnost u dozorového úřadu (Úřad pro ochranu osobních údajů).

Klient má právo získat od Centra potvrzení, zda jsou či nejsou osobní údaje klienta zpracovávány a pokud je tomu tak, má právo získat přístup k těmto osobním údajům.

Centrum poskytne klientovi na jeho žádost kopii jeho zpracovávaných osobních údajů. Za další kopie nebo při zjevně neodůvodněných nebo nepřiměřených žádostech, zejména proto, kdy se opakují, může Centrum účtovat poplatek na základě administrativních nákladů. Jestliže klient podá žádost v elektronické formě, je-li to možné, poskytnou se informace v elektronické formě, která se běžně používá, pokud klient nepožádá o jiný způsob.

Klient také může požádat o kopii svých osobních údajů ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu (právo na přenositelnost údajů). Žádost je třeba podat písemně.

Klient, který zjistí nebo se domnívá, že Centrum zpracovává jeho osobní údaje v rozporu s ochranou soukromého a osobního života, může požádat Centrum prostřednictvím pověřence o vysvětlení a odstranění takto vzniklého stavu (zejména opravou, doplněním, omezením zpracování nebo likvidací osobních údajů). Je-li žádost klienta shledána oprávněnou, Centrum odstraní neprodleně závadný stav způsobem podle povahy případu.

Klient má právo obrátit se kdykoliv se svým podnětem týkajícím se jeho osobních údajů na pověřence pro ochranu osobních údajů Centra, případně podat stížnost k dozorovému úřadu (Úřad pro ochranu osobních údajů).

Žádosti a podněty vyřizuje pověřenec Centra pro ochranu osobních údajů po potřebném ověření totožnosti žadatele do jednoho měsíce od jejich doručení. Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce. O tomto prodloužení je žadatel informován do jednoho měsíce od obdržení žádosti spolu s důvody pro tento odklad.

Tato webová stránka je průběžně aktualizována a informace doplňovány.


Kontakt na pověřence ochrany osobních údajů Centra poradenství pro rodinné a partnerské vztahy, p.o.:

Mgr. Milena Cahyono, DiS.

Se sídlem Zlín, U Náhonu 5208

Mobil: +420 777 219 150

E-mail: poverenec.oou@centrum-poradenstvi.cz